Luis Alberto Villarreal Ontiveros

La transformación que vive el país en torno a los nuevos sistemas de justicia orales, sin duda va de la mano de la incorporación de nuevas tecnologías. Así lo ha entendido el Tribunal Superior de Justicia de Baja California, en donde el Tribunal Electrónico es una realidad que incorpora el uso de un expediente electrónico, la firma electrónica certificada, y el exhorto electrónico para beneficiar a los justiciables, lo que se traduce en el ahorro de tiempo y dinero. Uno de los responsables de este esfuerzo es el Mtro. Luis Alberto Villarreal Ontiveros, Administrador Judicial del Poder Judicial de esa entidad quien estuvo a cargo de la implementación del Sistema de Justicia Penal Acusatorio.

En entrevista para Foro Jurídico, comenta cuáles son los retos que enfrenta el Poder Judicial en todo el territorio nacional en la adopción de estas herramientas digitales. Destaca la necesidad de invertir en ellas, ya que apenas el 10% de los tribunales las tiene, lo que evidentemente las deja muy atrás ante las exigencias que tendrán las nuevas generaciones de juristas. La resistencia para adoptar y usar este tipo tecnología, tanto interna como externa de quienes trabajan y acuden a los órganos jurisdiccionales, resulta preocupante, por lo que propone llevar a cabo un trabajo de sensibilización que ayude a cumplir con la impartición de una justicia pronta y expedita.

Con su visión de ingeniero en computación, teniendo el reto de la administración judicial, Luis Villareal encabezó el esfuerzo de ingenieros y programadores para desarrollar un sistema personalizado para el Tribunal Electrónico que hoy, el Poder Judicial de Baja California comparte de manera gratuita con otros tribunales de país que quieran implementarlo. “A diferencia de lo que se cree, la inversión para lograr este Tribunal Electrónico fue muy poca, se invirtieron 3 millones de pesos esencialmente para pagar el sueldo de los desarrolladores contratados internamente así como para los sistemas de seguridad de la firma electrónica”, afirma Villareal.

Hoy, el Tribunal de Baja California se enfoca para lograr una mayor conectividad con otras instituciones como el Poder Judicial Federal y el Registro Público de la Propiedad, así como en el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles. Compartimos la parte sustancial de la entrevista.

¿Cómo se integra el Poder Judicial de Baja California a las nuevas tecnologías de la información?

El Magistrado Presidente Jorge Armando Vázquez, a lo largo de su administración en el Poder Judicial de Baja California ha puesto un gran énfasis en el uso de tecnología para brindar nuevas formas de acercar la justicia a la sociedad. Asimismo, el uso de estos medios ayuda a los órganos jurisdiccionales a que la justicia sea más transparente y expedita que es lo que se busca. Para ello, se adoptó y puso en marcha en nuestra entidad, el Tribunal y el Expediente Electrónico en materias Civil, Familiar y Mercantil.

El objetivo de integrar las Tecnologías de la Información y la Comunicación (tic) en el Poder Judicial para transitar a una e-Justicia es:

1. Mejorar la gestión y el desempeño

• Gestión y tramitación de causas

• Calidad de la información producida en las audiencias

2. Facilitar la toma de decisiones

• Mejorar el acceso a la justicia

• Otorgar el acceso a la información

• Acceso a servicios

¿Qué es el Tribunal Electrónico?

Es una plataforma que inició su construcción desde el año 2010, cuando se implementaba la reforma penal. Su base es el expediente electrónico. Conforme al artículo 20 constitucional, los documentos y toda la información que se generan al interior de los órganos jurisdiccionales deben estar al alcance de las partes de los procesos. Es ahí en donde el tribunal electrónico juega un papel por demás importante. Es una herramienta, una puerta de acceso que permite acceder a la información del expediente sin necesidad de trasladarse a las instalaciones de los poderes judiciales. Por ejemplo, quizá la victima o el imputado en un proceso penal o civil, viva en otra entidad del país y desde donde se encuentre puede seguir o cumplir una obligación o derecho constitucional que le asiste.

“El tribunal electrónico es una puerta de acceso a la información del expediente sin necesidad de trasladarse a las instalaciones de los poderes judiciales”

A través del portal del tribunal, y haciendo uso de su firma digital, las partes pueden acceder a ver sus audiencias y consultar todos los detalles de su expediente en línea. Las tecnologías permiten que la justicia esté más cerca del gobernado, porque desde cualquier momento y lugar puede hacerlo.

Actualmente el uso del tribunal electrónico es opcional para el justiciable. Para los que deciden consultar su caso por esta vía, también se optimizan los procesos de las diligencias como las notificaciones ya que se efectuarán de por medio del correo electrónico en vez de hacerlo por la vía tradicional a través de actuarios o notificadores al domicilio. Todo esto hace que se despresurice la carga al interior del tribunal y se pueda así brindar un mejor servicio de justicia.

¿Qué es el expediente electrónico?

Es el conjunto de documentos digitalizados, promociones electrónicas y resoluciones realizadas al interior de los juzgados de oralidad y tradicionales, almacenados en las bases de datos del Tribunal siendo una copia fiel del expediente físico. Aunque todavía se reciben en papel, se lleva a cabo un trabajo para su digitalización a fin de incorporarlos en lo que se denomina como expediente electrónico. Esto permite contar con procesos digitalizados que brinden calidad a la función jurisdiccional y coadyuven al logro de los resultados en la impartición de justicia, la expeditez y economía, lo cual facilita ser consultados en cualquier momento.

Al interior de los órganos jurisdiccionales se generan documentos que con el uso de las tecnologías de la información, se incorporan al expediente electrónico de un proceso; desde las video grabaciones de las audiencias hasta el comunicado de un juez para citar a una audiencia o la sentencia misma de un proceso.

Entonces el expediente electrónico es todo este cúmulo de documentos, tanto de las partes en litigio como del propio juzgado, integrados en un archivo digital. La ventaja es que pueden ser consultados por los interesados desde cualquier lugar en donde se cuente con un equipo de cómputo. Recordemos además, la tendencia hacia la oralidad en los procesos penales, ahora los mercantiles, de tal manera que no pueden faltar, como parte de estos expedientes electrónicos, todos los documentos que forman parte de las audiencias como el audio y video.

En el caso del expediente electrónico en materia penal tenemos una plataforma tecnológica denominada Sistema Integral de Administración Judicial (siaj). En ella se integra toda la información que se genera para apoyar a los jueces y las partes durante todas las etapas del procedimiento penal. Genera indicadores para medir y controlar aspectos jurídicos y administrativos con el propósito de atender adecuadamente los procesos y ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

La firma electrónica es el símil de la firma autógrafa en los escritos. Es decir, es lo que permite confirmar la identidad de la persona. Actualmente usamos ya estos sistemas para diversos trámites de gobierno, especialmente ante el sat y el imss. Nos permite que los documentos que se generan y se firman tengan la certeza jurídica necesaria porque se encuentran protegidos con la tecnología que constata que fueron suscritos por el dueño de esa firma electrónica.

Su uso tiene muchas más ventajas en materia de seguridad comparado contra las firmas autógrafas convencionales. Por ejemplo, los documentos en dicha modalidad, se pueden autentificar a si mismos. De tal manera que con el uso de estas herramientas abre la posibilidad para que, en cualquier parte del proceso, el abogado particular, la víctima o un imputado, puedan ingresar al tribunal para informarse sobre el camino que lleva su proceso.

La tendencia es a que la misma firma electrónica de las partes, le pueda servir para acceder a cualquier órgano jurisdiccional del Poder Judicial. Por ello, con un esfuerzo coordinado por la federación encabezada por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, los diferentes tribunales del país suscribimos convenios que nos permiten conectarnos a algo tan importante como lo es el recurso de amparo, que protege mayormente nuestras garantías. Es decir, que con la misma firma electrónica el abogado que accede al Tribunal Electrónico de Baja California, puede acceder al expediente de su Juicio de Amparo.

“El uso de la firma electrónica tiene 11 niveles mayores de seguridad contra una firma autógrafa”

Además, hay una serie de esfuerzos que se realizan en el ámbito nacional por parte de conatrib a través de los cuales se pretende y se impulsa el exhorto electrónico, que es la comunicación procesal entre los poderes judiciales estatales suscriptores del convenio de colaboración, el cual nos permite, en el momento mismo que se suscribe electrónicamente por el titular del órgano jurisdiccional, ser enviado por los medios digitales a otro estado de manera inmediata para ser diligenciada y una vez que se lleve a cabo la comunicación, la respuesta se remita por la misma vía.

En tiempo representa una disminución significativa, pero además, nos da mayor seguridad, porque en el ámbito tecnológico, el uso de la firma electrónica tiene 11 niveles mayores de seguridad que una autógrafa, lo que nos ayuda a tener la confianza suficiente sobre los documentos electrónicos elaborados.

¿Cuál es la inversión que se tuvo que hacer para lanzar estas plataformas electrónicas?

A pesar de lo que se piensa, y de que muchos tribunales dicen no incursionar en esta digitalización por el alto costo, me parece que más que dinero se necesita un diagnóstico preciso de los procesos en los que se debe de incorporar la tecnología y cómo hacerlo. Para contar con el expediente electrónico es importante tener computadores e internet y estoy seguro que en la mayor parte del país ya existen, lo cual facilita el proceso.

“Las TIC posibilitan grandes ahorros de costos y tiempos, mediante la automatización de lo repetitivo, el acceso más rápido y seguro a datos y la comunicación fluida y segura”

Para el caso de Baja California la inversión fue de 3 millones de pesos y esencialmente fue para pagar los sueldos de 5 programadores que contratamos internamente para desarrollar el sistema. Estas personas estuvieron durante varios meses trabajando de la mano con los intervinientes en los procesos judiciales para entender las necesidades del usuario y la información que conforma el expediente para consolidar una plataforma amigable al usuario. La otra parte de la inversión fue hecha para el desarrollo de la firma electrónica avanzada porque se requiere de un software especial que genere seguridad y confianza.

Para que el sistema que se desarrolló se necesita contar con buena tecnología en las salas de audiencia así como con tecnología que sea compatible con el sistema. Sin embargo, esta tecnología no se contempla en la inversión del tribunal electrónico ya que, en el caso de las salas penales, ese recurso fue aportado en su momento por la setec y además son inversiones que, a pesar de no contar con un portal, todo tribunal debe de hacer ya que, como sabemos, en el ámbito penal por mandato constitucional ya todos los juicios se llevan a cabo en audiencia oral y lo mismo pasará con los mercantiles, civil y familiares. Hay diferentes iniciativas que apuntan a que la justicia cotidiana se convierta en justicia oral, de tal suerte que será necesario incorporar este tipo de herramientas para la videograbación de las audiencias que luego generan documentos electrónicos que deberán incorporarse al expediente electrónico.

No hay que perder de vista el retorno de inversión que se genera, el cual es muy rápido en la medida en que los involucrados dentro de un proceso empiecen a utilizar estos medios de comunicación electrónica. De tal forma que las ventajas, costo-beneficio son a muy corto plazo.

¿Cuáles son los 3 mayores retos que tiene el Poder Judicial rumbo a la modernización?

Uno de los principales retos que tenemos presente, como en todo cambio de sistema, es la resistencia interna que se genera de manera natural. Los beneficios de incorporar la tecnología y las herramientas digitales, tienen que irse destacando no sólo al exterior de los poderes judiciales sino al interior, ya que conforme se conozcan y aprovechen será mas fácil su adopción. El poder automatizar procesos administrativos y otras tareas hará que mejore la organización del trabajo y la productividad de los tribunales, lo que le dará a los secretarios de acuerdos, actuarios y demás operadores de la actividad jurisdiccional, más tiempo para enfocarse en la atención al justiciable y en la resolución óptima de sus asuntos.

En términos generales podemos decir que las tic posibilitan grandes ahorros de costos y de tiempos, mediante la automatización de ciertas rutinas administrativas, el acceso más rápido y seguro a datos, la comunicación más fluida y segura, entre otros aspectos. Las tareas repetitivas que se automatizan, descargan de esas labores a los empleados para dedicarlos a tareas en las que aporten más valor ayudando así a repartir las cargas de trabajo de una manera más racional.

El segundo, es la resistencia, pero de manera externa, por parte de los abogados particulares. Es claro que cada vez será menor conforme las nuevas generaciones de litigantes tengan contacto con el tribunal ya que para ellos será natural el uso de las nuevas tecnologías porque es parte de su vida. Por eso, debemos hacer especial énfasis en el acercamiento a quienes no estamos acostumbrados quizá, a su uso. La resistencia al cambio debe traducirse en los beneficios generados.

La última vertiente que destacaría es el entender y transmitir hacia los titulares de los poderes judiciales los beneficios a mediano y corto plazo de la inversión en el uso de tecnología. Es cierto que la mayoría de los presupuestos de los tribunales está muy enfocado hacia aspectos distintos de lo que es la modernización, por eso, debemos generar sinergia para que se logren transmitir la ventajas y los beneficios de la incorporación de la tecnología en los órganos jurisdiccionales, de la misma manera la sensibilización hacia los congresos estatales y no se diga de la federación.

Dentro del país hay esfuerzos importantes de tribunales por incorporar las tics en sus procesos, sin embargo, hablamos que únicamente se opera con esta herramienta tecnológica, porcentualmente, en no más de un 10% de los órganos jurisdiccionales. Es decir, hablamos de que únicamente 3 o 4 tribunales en el país destacan por su incorporación.

¿Qué sigue?

La siguiente etapa para que el Tribunal Electrónico siga en expansión es la conectividad, comunicación e intercambio de información con diversas instituciones como lo es el Consejo de la Judicatura Federal y el Registro Público de la Propiedad y Comercio del Estado.

Asimismo, trabajamos en el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles ya que sabemos que las nuevas generaciones ya consultan todo desde éstos y además la tendencia es que los smartphones se propaguen mucho más que las computadoras de escritorio.

Dentro de todos nuestros esfuerzos debemos tener presente que si bien los poderes judiciales estamos comprometidos en atender las necesidad de los justiciables, no debemos dejar de entender los cambios generacionales que vivimos. Los jóvenes abogados nacieron con el uso de la tecnología, de tal manera, que, precisamente, debemos prepararnos para ocuparnos en estas necesidades que surgirán en un muy corto plazo. Para darle un buen servicio al abogado y a la sociedad digital, debemos ser instituciones digitales.

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