Una pieza fundamental para el Gobierno abierto es el manejo de los archivos que contienen la historia de la actuación de la administración pública. Hoy en día se tiene el piso jurídico suficiente para que los archivos puedan organizarse, lo que no hay es voluntad política para que la normatividad se aplique por parte de los servidores públicos.

México tiene un patrimonio documental verdaderamente extraordinario; sin embargo, se encuentra descuidado, en el abandono y por ende en malas condiciones. La cruzada por fortalecer el Gobierno Abierto (GA) requiere de una gran atención en este tema, de ahí que el papel del Archivo General de la Nación (AGN) es fundamental, porque mediante la normativa en materia de archivos existente y creada por el propio AGN, es cómo se puede dar cumplimiento para que la información de los sujetos obligados por la Ley de Acceso a la Información, esté debidamente ordenada y se pueda difundir.

La Dra. Mercedes de Vega, Directora del AGN, señala su preocupación por el poco interés tanto de la autoridad como de los sujetos obligados a atender y a solucionar el tema del material documental en nuestro país. Se ha hablado mucho de Gobierno Abierto, de transparencia, de acceso a la información en el discurso político; no obstante, lo que brilla por su ausencia son los archivos. Es motivo de un avance democrático estos nuevos elementos que se han incorporado al quehacer público, pero los archivos siguen jugando un papel secundario.

Para cumplir con el objetivo de un GA, se requiere de información ordenada, porque los documentos bajo resguardo son, en última instancia sistemas de información. Por eso, hace un llamado a toda la administración pública de los 3 niveles de gobierno, e insiste al Congreso de la Unión de la necesidad de recursos para los archivos, de personal y de capacitación en la materia. Es una condición sine qua Non tener expedientes y documentos debidamente ordenados clasificados para abrir la información,” comenta la Dra. de Vega, quien ha sido ponente en foros nacionales e internacionales, con temas sobre historia de México, política,  transparencia y administración de archivos.

Advierte que ya se tiene el piso jurídico suficiente para que los archivos puedan organizarse y atenderse. Lo que falta es voluntad política para aplicarla, para que las coordinaciones de archivos de la función pública federal se fortalezcan, que los coordinadores de archivos tengan un lugar especial en los organigramas de las instituciones para que cuenten con el mínimo de recursos.

Normativa de archivos propuesta por AGN

Uno de los aspectos más relevantes en los que trabajó el AGN es en toda la normativa que ellos han emitido y publicado (Recuadro). Se trata de elementos para la organización y conservación de los archivos que se hicieron en el marco del Sistema Nacional de Transparencia en la comisión de archivos y gestión documental que la Dra. Mercedes de Vega presidió. Todos son de observación obligatoria en los 3 niveles de gobierno

Por eso, los oficiales mayores o los sujetos obligados en la administración pública Federal, deben tener conciencia de la importancia que tiene los archivos. “Son un elemento esencial del actual gobierno, no podemos pensar en el ejercicio del gobierno sin ellos; son los que le dan institucionalidad al Estado. Los desafíos son enormes en esta materia.”

Resguardo y orden digital para un GA

En el AGN se han dado a la tarea de digitalizar los documentos que resguarda la institución. Se generan los metadatos que permitirán garantizar su localización, su autenticidad e integridad. Actualmente, han digitalizado 15 millones de imágenes de los 52 kilómetros lineales con los que cuentan dentro del acervo histórico.

Los servidores públicos producimos documentos todo el tiempo, desde oficios, informes, proyectos, memorándum, hasta notas informativas. A veces resulta una paradoja que los funcionarios no reconozcan que eso tiene un valor para la sociedad y la misma administración pública. “Es necesario tener inventarios, saber cuáles son los expedientes que podemos abrir; conocer qué información podría estar sujeta algún tipo de reserva de acuerdo con la Ley General de Transparencia y la Ley de protección de Datos Personales en poder de sujetos obligados. De no estar en orden, no podemos abrirlos.”

Recuerda que durante los sismos del pasado mes de septiembre, se insistió mucho en el deterioro del patrimonio arquitectónico y arqueológico, pero no se habló de los daños que sufrieron los archivos, sobre los documentos históricos.

Abrieron una liga para recibir noticias de los documentos que hubiesen sufrido algún daño, pero la respuesta por parte de los responsables de los archivos o de la misma administración pública ha sido muy baja. Esto es lamentable porque los sujetos obligados tienen el deber de reportar al AGN cuando los documentos sufren algún siniestro.

De ahí que la Dra Mercedes de Vega asevera que, “Predomina el discurso, pero son pocas las acciones, éstas las veremos el día en que haya una auténtica atención y cuidado de los archivos Mientras no haya eso no creo en lo demás. Me declaro escéptica.”

Normatividad en materia archivística emitida por el Archivo General de la Nación

Leyes:

Ley Federal de Archivos:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5230610&fecha=23/01/2012

Reglamentos:

Reglamento de la Ley Federal de Archivos:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5344323&fecha=13/05/2014

Acuerdos:

Acuerdo del Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación que expide el Estatuto Orgánico del Archivo General de la Nación:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5362743&fecha=06/10/2014

Acuerdo por el que se dan a conocer los formatos correspondientes a la autorización de salida del país de documento declarado patrimonio documental de la Nación; y de enajenación por venta de un acervo o documento:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5432589&fecha=11/04/2016

Normatividad emitida en coordinación con la Secretaría de la Función Pública:

Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5482571&fecha=15/05/2017

Lineamientos:

Lineamientos Generales para la organización y conservación de Archivos del Poder Ejecutivo Federal:

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5399403&fecha=03/07/2015

Lineamientos para la Creación y Uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos:

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5399401&fecha=03/07/2015

Lineamientos para la organización y funcionamiento del Consejo Académico Asesor del Archivo General de la Nación:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5399400&fecha=03/07/2015

Lineamientos para concentrar en las instalaciones del Archivo General de la Nación el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas, de los municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5399402&fecha=03/07/2015

Lineamientos para Efectuar la Transferencia Secundaria de los Archivos Presidenciales:

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5430132&fecha=16/03/2016

Lineamientos para Analizar y Valorar el Destino Final de la Documentación de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal:

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5430131&fecha=16/03/2016

Normatividad emitida en coordinación con el Consejo Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CONAIP):

Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5436056&fecha=04/05/2016

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